Planificarea timpului pentru a spori eficiența
1. Curățarea biroului mental. Probabil știi deja că orice acțiune are început în mintea omului prima dată, abia apoi este concretizată în comportamente specifice. Acest principiu se referă la a face ordine în mintea ta.
Ai mii de gânduri într-o zi. Ele pot crea confuzie și anxietate. Probabil că nu putem diminua foarte mult volumul imens de gânduri, dar îl putem organiza astfel încât să nu mai creeze conflicte și confuzie. De fapt, planificarea timpului chiar asta înseamnă: să aduci ordine în plan mental, iar apoi în comportamentele tale.
Exercițiul 1: Scrie tot ce ai in minte, printre care toate sarcinile pe care le ai. Din toate, selectează primele cinci cele mai importante sarcini și începe să lucrezi la ele.
Exercițiul 2: Scrie cum ar arăta ziua ta ideală pe următoarele 90 de zile. Ce fel de persoană ești? Care e difeirența dintre tine cel de acum și cel ideal? Cum poți face să diminueazi prima difeirență? Dar a doua? Între cel tu de acum și cel ideal există diferențe. Pentru a uni sinele actual cu cel ideal e nevoie să lucrezi la aceste diferențe pentru ca ele să dispară.
2. Elimină distractorii. Creeaza-ți mediul în așa manieră încât să nu te ispitească. Imaginează-ți că ești într-o călătorie lungă. Trebuie să oprești mașina de fiecare dată când ai o notificare facebook. Totodată, gândește-te că mașina pornește doar al 20 de minute după ce ai repornit-o, fiind nevoie să se încălzează motorul. Cât de mult ar dura să ajungi la destinație? O veșnicie. Așa e și cu productivitatea. Mintea ta are nevoie de 20 de minute pentru a intra în starea de productivitate. Planificarea timpului necesită așadar continuitate prin lipsa factorilor distractori.
3. Reprogramează distractorii. Unii distractori nu pot fi eliminați, dar măcar pot fi reporgramați pentru mai târziu. Spre exemplu, când apare un mesaj, propune-ți să raspunzi mai tarziu. Dacă e vorba de persoane cu care lucrezi și te deranjează spune-i fiecăreia doar “am ceva de făcut, e ok daca revii în 20 de minute?”.
Exercițiu: fă o listă și scrie de fiecare dată când ești distras și care este stimulul distractor respectiv. Astfel îți înveți mintea să nu se mai lase distrasă de astfel de stimuli atunci când ei apar. Spre exemplu, dacă scrii că ai privit pe geam de 4 ori în ultima oră, mintea ta va redirecționa focusul pe sarcină când îți vine să te uiți din nou pe fereastră.
4. Ritualul de dimineață. Probabil ai auzit deja despre cât de important este ritualul de dimineață în planificarea timpului. El setează contextul și mersul fiecărei zile. Totodată, el oferă sursa de motivație și de energie pentru întreaga zi.
Cum îți petreci primele 60-120 de minute din prima parte a zilei? Ritualul de dimineață să fie un simbol pentru tine, un mod de garanție a faptului că planificarea timpului de peste zi va fi eficientă, iar tu vei rămâne devotat cauzei tale.
Ideea e să ai o rutină super faină care să te facă să începi ziua cu dreptul. Recomandarea ar fi ca această rutină să includă activități de tipul: a-ți face patul, toaleta, hidratarea, meditație, câteva pagini citite, evitarea verificării e-mail-urilor sau social media, exerciții fizice, întocmirea jurnalului ori a agendei de lucru.
Nu trebuie să pui toate aceste activități, ele servesc drept exemplu doar. Caută acele activități plăcute, dar care să te energizeze și să te mențină focusat pe întreaga zi într-o lumină productivă. 90-120 de minute nu e mult. Timpul oricum trece, de ce ar trece pentru chestii neproductive când poate trece pentru chestii plăcute care să te facă din ce în ce mai productiv peste zi?
5. Prima sarcină și cea mai grea. După rutina de dimineață începi sarcinile. Care să fie primul?Cu siguranță nu cel mai ușor dintre toate. Resursele tale se consumă, deci înclinația ta naturala va fi să vrei sarcinile din ce în ce mai ușoare. Dacă începi cu cea mai ușoară, îi comunici creierului tău că următoarea ar trebui să fie și mai ușoară. Dacă însă faci ceva mai greu, el nu te va ajuta.
Cel mai bine este să începi cu cel mai important lucru. E acela care te duce cel mai aproape de scopurile tale. Dacă faci acest singur task, ziua e câștigată.
Tehnica pomodoro: să faci munca plăcută, fără a te simți copleșit de ea. Presupune să ai blocuri de activitate cu 25 minute respectiv 5 minute pauza. Asta înseamnă că vei lucra la o sarcină consumatoare de timp undeva la 25 de minute și vei lua 5 minute pauză.
6. Fă un contract cu prietenul tău. Să ai o miză și o provocare realizabilă, asupra căreia să ai control. Nu poți avea control asupra a cât de mult slăbești, dar poți pune ca obiectiv cât sport faci sau câte calorii mănânci.
7. Termină ziua în mod liniștit. Ultimele două ore înainte de somn ar trebui să nu ai niciun stimulant. O să alunge somnul și vei avea dificultăți.
Seara citește cărți ușoare cum ar fi ficțiunea sau autobiografii. Nu citi cărți de tip nonficțiune. Riști să “rămâi băgat în priză”.
Planificarea timpului necesită o strucutră
Cel mai fain lucru în a fi productiv este a faptul că primești mai mult timp și-ți controlezi timpul.
Timpul este bunul cel mai de preț iar structura creează mai multă libertate. Cu cât succesul pe care-l dorești este mai mare, cu atât munca și planul avut vor fi mai complexe.
Prin urmaare, cu cât un plan este mai complex, cu atât vei avea nevoie ca el să fie mai structurat. Mai multă structură înseamnă să te descurci mai bine cu acea complexitate. Ai o tonă de responsabilitate, iar ea trebuie strucutrată cât mai bine pentru a avea claritate mentală maximă.
Odată cu un plan complex, munca va fi și ea mai multă. E nevoie ca această muncă să fie făcută pas cu pas, dar ținând cont că volumul ei este foarte mare și s-ar putea să nu o termini la timp.
Sugestie: trezește-te cu o oră mai devreme în fiecare zi timp de un an de zile. Vei avea parte de nouă săptămâni de patruzeci de ore de muncă. Deci vei fi cu lucrat cu peste 2 luni mai mult decât majoritatea oamenilor. 9 săptămâni e aproape 20%. Cu o oră pe săptâmână vei munci mai mult cu 20%. Deci rezultatele tale vor primi un bonus de 20%. Cu doar o oră pe zi! Aproape că nici n-o simți.
Dacă, spre exemplu, faci 1000 euro pe lună, asta înseamnă 12.000 euro pe an. Dacă munști o oră pe zi, echivalentul a 20%, vei avea peste 2000 de euro anual în plus. Faci acești 2000 de euro pe lângă 12000 cu doar o oră. Acea oră de lucru în plus nu e echivalentul a patru ore sau mai mult. Așadar, nu ar trebui să simți presiunea psihică sau oboseala fizică. Doar muncește nouă ore pe zi în loc de opt.
Planificarea timpului după principiul Pareto
La punctul anterior am dat un exemplu de tehnică prin care poți face mai mulți bani datorită unei cantități de muncă suplimentară care nu ar trebui să îți aducă consecințe aversive ție, sănătății tale sau vieții tale în general.
Însă planificarea timpului nu înseamnă doar bani în plus. Planificarea timpului poate aduce mai multe beneficii și în viața personală, care e mult mai vastă decât cea profesională. În acest sens, e indicat să ne folosim de bine-cunoscutul principiu a lui Pareto care spune că 20% din munca noastră ne aduce 80% din rezultate, în orice domeniu.
Principiul Pareto aplicat în planificarea timpului îți propune să analizezi costurile și beneficiile invesției timpului tău la nivel general și nu doar în funcție de banii pe care îi primesti.
Ești mai bogat dacă câștigi 50.000 euro cu 20 ore de muncă pe săptămână decat 100.000 euro cu 80 ore de muncă, derulate pe un interval de un an. Trebuie sa calculezi timpul reinvestit in celelalte domenii de viața și să îți dai seama cum acel 20% într-un domeniu aduce 80% din rezultate, fără a-ți consuma mai mult timp decât e nevoie.
Recomandare: Nu poți fi productiv doar de dragul de a fi productiv. E nevoie de un motiv real pentru care să îți dorești acestu lucru, un motiv care să dea sens proiectelor tale și claritate viziunii tale. Planificarea timpului tău să conțină viziunea care te însuflețește în munca pe care o depui.
Cum să fii eficient, nu ocupat
1. Conștientizează că dacă faci un lucru asta nu îl face să fie important. Dacă lucrul respectiv este, prin natura sa, neimportant, va fi doar consumator de timp. Spre exemplu, dacă lucrezi la un proiect care promovează un nou produs, unde nu există o piață, sunt șanse mari ca acel produs să nu fie cumpărat de nimeni. Deci e aproape inutil.
2. Importanța unei sarcini nu este mereu proporțională cu investiția de timp necesară. Poți face lucruri foarte importante, dar care să consume puțin timp. La fel, poți face lucruri neimportante care îți consumă toată energia. Planificarea timpului are ca scop punerea în top a sarcinilor simple, grele, dar importante, care aduc cele mai multe bonificații.
Importanța lucrurilor este independentă de gradul tău de competență, totodată. Asta înseamnă că ceea ce faci e mai important decât cum faci. Rezultatele sunt date de finalizarea sarcinii, nu te modul tău de rezolvare a lor.
Prin urmare, degeaba citești foarte repede și iei notițe din cărți, dacă ele nu sunt cărți care să te ajute pe tine în problemele de viață curente. E nevoie să fii eficient în lucrurile esențiale, nu cele preponderent inutile.
Planificarea timpului pentru a rămâne energizat
Energia emoțională vine din target-ul pe care-l setezi pentru tine. Dacă ai un target prea ridicat, te vei simți copleșit, iar mintea ta va refuza să creadă că se poate să-l atingi. Dacă ai însă un target mult prea coborât, te vei plictisi.
Ideal este să ai target-ul pe ziua respectivă puțin mai sus decât capacitățile tale pentru a simți că-ți depășești limitele. Orice creștere care-ți împinge zona de confort îți crește și energia în mod automat.
Energia fizică vine din alimentația bună și sport regulat. Nu vreau să fac recomandări de alimente sau de exerciții fizice pentru că-ți poți face singur un program în această direcție. Vreau doar să te fac conștient că acestea două, exercițiile și alimentația, te mențin energizat, iar pentru planificarea timpului cu sarcinile aferente nu va constitui o problemă în lipsa energiei fizice.
În această direcție reomand dușul cu apă rece. S-a dovedit deja în suficiente studii că dușul cu apă rece aduce beneficii organismului și chiar o “reîmprospătare emoțională”.
Energie mentală: Orice lucru are un sfârșit. Planificarea timpului urmată de munca pe măsură poate consuma resursele de energie, oricâte trucuri am folosi noi pentru a o menține la un nivel optim. Astfel, se poate ajunge la o altă problemă cunoscută sub numele de fenomenul burnout, în care simți că nu mai poți face nimic la cât ești de obosit.
Pentru a evita acest lucru, recomandarea este să îți rezervi o zi din săptămână pentru odihnă. Asta înseamnă că n-ai voie timp de 24 de ore să faci nimic care e corelat cu munca ta. În Biblie ni se spune că Dumnezeu a făcut lumea în 6 zile, iar în a 7a zi s-a odihnit. Oare nu se cuvine să respectăm și noi această zi, dacă a făcut-o chiar și divinitatea?
Această a 7a zi să fie destinată pentru tine, în a-ți reface resursele, scoțând maxim din munca ta în următoarele șase zile. Doar alege o zi (pentru mine este duminică) și da-ți voie să te relaxezi fără să te simți vinovat.
Planificarea timpului pentru eliminarea obiceiurilor toxice
Factori care întrețin vechile obiceiuri nesănătoase și sabotează crearea altora noi, sănătoase: stresul și plictiseala, căutarea gratificării (recompenselor imediate), mediu distractor, nevoi individuale și persoanele din jur.
Cum recunoști obiceiurile toxice
Faci o listă cu toate obiceiurile tale și verifică-le consecințele negative aduse. Întreabă-te și răspunde-ți cu sinceritate: Acest obicei îmi sabotează și îngreunează atingerea unui scop? Obiceiul mă face să mă simt prost, vinovat, rușinos sau furios pe mine însumi? Obișnuința are efecte negative asupra oamenilor din jurul meu?
Dacă răspunsul este “da” la ele, probabil intuiești nevoia schimbării respectivului obicei. Despre cum să construiești noi obiceiuri am scris deja în acest articol. Îți voi spune în continuarea doar ce să nu faci, lăsând loc pentru curiozitatea de a citi articolul integral despre obiceiuri
1. Să te bazezi pe puterea voinței. Voința nu te poate ajuta să faci schimbarea pe termen lung. Te poate ajuta când începi, dar ea este o resursă emoțională și mentală extrem de limitată.
2. Să te focusezi doar pe scopul final. E greșit să nu ai în vedere pașii intermediari pentru atingerea scopului ultim. E ca și cum ai avea pretenția să ajungi pe treapta 20 fără să le urci pe celelalte 19. La fel, pentru a ajunge la idealul tău e nevoie să parcurgi niște pași intermediari.
3. Să te focusezi pe a înlătura doar obiceiul toxic. Nu ai cum să nu faci ceva. Ori faci ceva benefic, ori ceva toxic. În cazul nostru, e nevoie să înlocuiești obiceiul nesănătos cu un altul mai sănătos în schimb.
4. Să ignori mediului exterior. Psihologia comportamentală a demonstrat influența covărșitoare asupra comportamentelor omului, implicit asupra comportamentelor de productivitate. S-a constat că mediul în care trăișeti influențează pozitiv sau negativ nivelul de productivitate al unei persoane.
5. Să te învinovățești pentru lipsa motivației. Motivația e doar o emoție, iar stările emoționale sunt trecătoare. Așadar motivația, ca orice altă emoție, nu poate fi accesată mereu.
Lucian Pușcașu
Dacă nu ai timp de citit, acest articol poate fi parcus și în format video pe YouTube
* Dacă ți-a plăcut acest articol, abonează-te la newsletter pentru a primi săptămânal informații suplimentare prin e-mail. Totodată, nu uită să acorzi un Share acestor randuri pentru a vedea și prietenii tăi ceea ce citești, un Like paginii de Facebook, precum și un Follow pe Instagram, pentru a rămâne în contact cu viitoarele postări de pe blog. În cele din urmă, materialele psihoeducaționale sunt livrate și în format video, prin platforma YouTube. Așadar, te invit să ne vedem și acolo, abonându-te la canal.*
#dezvoltarepersonală #psihologie #psiholog #psihoterapie #psihoterapeut #semped #sănătateemoțională #sănătatemintală #psihoeducație #psihologiepozitivă #dezvoltareprofesională #blogger