Imaginează-ți că ai putea avea în fiecare zi 1.440 de euro. Această sumă de bani nu poate fi păstrată pentru a doua zi. Fie că tu cheltui din ea doar parțial, fie că o folosești aproape pe toată, suma de bani rămasă trebuie înapoiată la sfârșitul zilei. Ei bine, cel mai probabil nu-ți va oferi nimeni 1.440 de euro. În schimb, 1.440 de minute îți sunt oferite în fiecare zi, iar felul cum le folosești desemnează managementul timpului
Partea interesantă este că o cantitate mai mare de bani poate fi oricând obținută, dar niciodată mai mult timp. Avem atât de multă grijă de prețioșii bani pe care-i avem, dar neglijăm cu desăvârșire timpul. Și mai paradoxal, dacă rămânem fără bani și cumulăm datorii financiare, ele pot fi ulterior plătite, însă timpul care a trecut nu-l vom revendica niciodată.
În acest articol vom examina ce este managementul timpului, care sunt consecințele lui și cum poate fi el învățat și aplicat în viețile noastre. Odată cu managementul timpului mai eficient, cantitatea de distres va scădea, iar tu vei avea parte de mai mult timp liber, o autoeficacitate sportită și mai multă satisfacție în muncă.
Managementul timpului precar – semne și simptome
Hai să vedem, în primul rând, dacă ești una dintre acele persoane pentru care managementul timpului este o problemă, consecințele fiind derularea sarcinilor pe un stres continuu și randament scăzut.
1. Ai perioade în care simțiți că nu ești eficient pentru că ai prea multe sarcini
2. Rezolvarea sarcinilor e întreruptă continuu
3. Încerci să rezolvi mai multe sarcini odată, dar iese prost și devii și mai frustrat
4. Ești nevoit să renunți la momentele de relaxare, la timpul petrecut în familie sau cu prietenii, pentru a investi mai mult timp în rezolvarea sarcinilor urgente
5. La finalul zilei te simți epuizat și dezamăgit de faptul că n-ai rezolvat toate sarcinile sau că ți-ai amintit de altele pe care n-ai găsit timp să le rezolvi.
Dacă ai una sau mai multe dintre aceste semne și simptome, mai mult ca sigur că duci o viață cel puțin parțial nefericită, în special în domeniul profesional ori cel personal, pe partea de realizare de proiecte.
Realitatea e că lucrurile nu se vor schimba până nu inițiezi tu schimbarea, până nu-ți dezvolți managementul timpului ca abilitate de gestionare a timpului și obiectivelor.
Managementul timpului precar – Consecințe
Principala consecința în plan psihologic adusă de managementul timpului deficitar este apariția stresului. Percepția cum că nu avem suficiente ore și prea multe sarcini de finalizat ne poate da peste cap încrederea în propriile noastre forțe, devenind dezamăgiți și revoltați pe situație și pe noi înșine.
O a doua consecință este renunțarea la activitățile importante pentru cele urgente. Trăim într-un stres continuu dat de nenumărate sarcini cu deadline tot mai apropiat. Astfel, tindem să supraevaluăm gravidatea neîndeplinirii sarcinilor și să subevaluăm capacitatea noastră de a performa în respectivele sarcini.
Scopuri conforme cu valorile
Premisa de la care plecăm este că sarcinile și scopurile noastre trebuie să ne aducă satisfacție și bucuria de a performa, de a dobândi rezultate, de a trăi. Așadar, așa cum am mai spus și într-un alt articol, lucrurile care au relevanță pentru noi și pentru care merită să luptăm au origine în valorile noastre cardinale.
Așadar, primul pas este identificarea valorilor personale și a găsirea activităților prin care ele pot fi puse în practică. Valorile sunt în sinea lor ideologii, deci au caracter abstract.
Așadar, găsirea unor activități și comportamente specifice care să fie corelate cu rezolvarea de sarcini și probleme e un prim pas în managementului timpului pe care-l urmărim.
Ce valorizi tu cel mai mult? Ce contează pentru tine? Care esti motivul pentru care dimineața te dai jos din pat? Ai vreun ideal? Un scop final? Dacă ști că ai avea o perioadă limitată de viață, ce ai face în timpul rămas?
Răspunsurile sunt traduceri ale valorilor tale personale. Poate fi un pic abstract să-ți înțelegi valorile doar de pe urma acestor răspunsuri, de aceea te îndemn să parcurgi și acest articol pentru a definitiva exercițiul.
Odată identificate valorile cardinale, e nevoie să te întrebi în ce măsură ele prind contur prin activitățile tale zilnice. Care activități reflect valorile tale și care nu, din total de sarcini pe care le ai de îndeplinit.
Ideal este ca un număr cât mai mare de sarcini să fie conforme cu valorile. În caz contrar ar trebui să găsești și alte sarcini care să fie conforme cu valorile tale. Scopul nu este acela de a te aglomera pe tine cu sarcini, ci de a echilibra balanța sănătății tale mentale, în sensul de a avea mai multă satisfacție și mai mult sentiment al controlului.
Prin urmare, monitorizarea activităților și sarcinilor este esențială. E nevoie să devenim conștienți de tot ceea ce ne ocupă timpul și să-l separăm în două categorii: lucruri conforme cu propriile valori și sarcini care nu împlinesc valorile. Astfel, vom ști de unde apare sursa nefericirii noastre, încotro se îndreaptă viața noastră și unde e esențial să facem schimbările.
Managementul timpului – prioritizarea
Timpul investit în setarea scopurilor, prioritizarea lor și planificarea activităților este necesară în a aduce calitate timpului utilizat pentru îndeplinirea obiectivelor, precum și un sentiment de control mai pronunțat.
În primul rând este nevoie să setăm scopurile. Recomandarea ar fi ca scopurile să coincidă, pe cât posibil, cu lista de valori cardinale pe care le ai. Odată fixate scopurile în mod idealistic, ele trebuie să conțină obiective și suboviective practice de la care putem pleca. Obiectivele sunt componente ale scopurilor, pași intermediari în îndeplinirea viziunii finale.
În al doilea rând, trebuie să prioritizăm sarcinile pe care le avem. Nu toate sarcinile sunt la fel de importante, la fel cum nu toate necesită a fi îndeplinite strict de către noi. Unele pot fi amânate, altele pot fi delegate în funcție de natura lor (sarcini care țin de propria competență, sarcini periferice, sarcini principale etc), contextule (în funcție de timpul limită până la care trebuie terminată sarcina, sarcini de moment, sarcini importante, sarcini urgente etc).
Eisenhower și Covey au elaborate o matrice a sarcinilor importante și urgente, formată din patru cedrane: urgent, important, neimportant și inutil. Managementul timpului presupune să atribui acestei matrici sarcinile tale zilnice pentru a conștientiza încontro se îndreaptă atenția ta.
Managementul timpului eficient presupune a te ocupa cât mai mult de sarcinile importante și mai puțin în celelalte trei cadrane. În sarcinile urgente ajungi dacă le neglijezi pe cele importante, în general.
La cadranul celor neimportante ar fi indicat să se ocupe alte persoane, adică să delegi sarcinile. În final, cadranul lucrurilor inutile conține sarcini consumatoare de energie care nu aduc niciun beneficiu.
Cadranele “important” și urgent conțin activități ce duc la îndeplinirea scopurilor, în acord cu trăirea valorilor. Aceste activități necesită atenția ta, având consecințe pe termen lung și oferind cea mai mare satisfacție în viață.
Cadranele “neimportant și inutil” au o însemnătate foarte mică său chiar inexistentă pentru scopurile tale ultime. Acesta poate fi unul dintre principalele motive pentru care ai sentimentul că muncești mult, dar nu obții aproape nimic.
Managementul timpului – monitorizare
Scopul este sa facem din managementul timpului un ritual, o obșnuință zilnică care să ne ofere claritate mentală cu privire la fiecare zi a vieții noastre. Așadar, planificarea sarcinilor necesită întocmirea unui jurnal de activități/ agendă de lucru pe care să-l ținem zilnic. Jurnalul va constitui planul pentru fiecare zi, compus din fiecare sarcină ce necesită îndeplinită.
Totodată, trebuie să ținem cont de caracterul flexibil al planului tău. Pe măsură ce îndeplinești din sarcini sau apar noi priorități, planul poate fi modificat, în funcție de noile cerințe.
În cele din urmă revizuiește-ți agenda la sfârșitul zilei. Vezi câte dintre sarcinile notate le-ai dus la îndeplinire, care sunt consecințele avute și recompensează-te pentru realizarea lor.
Sarcinile neîndeplinite din varii motive (aproximarea neacurată a timpului, intervenirea unor noi factori etc.) notează-le pentru ziua următoare. Dacă sunt sarcini pe care nu le-ai finalizat deși ți-ai fi dorit, nu te blama pentru ele! Nimeni nu reușește să realizeze tot. Important este să faci măcat câteva dintre ele. Orice este mai bine decât nimic,
Scurtături și unelte pentru managementul timpului
1. Păstrează un birou curat și ordonat. Biroul este o reflexie a ordinii mentale. Cheful de muncă vine mult mai ușor când stăm într-un mediu de lucru primitor. Statisticile arată că eficiența în sarcină crește cu 20-40% dacă biroul este ordonat.
2. Doar un singur lucru odată. Multitaskingul, credința cum că dacă facem mai multe lucruri odată suntem mai eficienți și mai inteligenți este doar un mit. Studiile arată că multitaskingul consumă mai rapid resursele noastre mentale decât dacă am face sarcinile pe rând, fiind afectată și performanța totodată. Astfel, conform studiilor, între 20% și 40% din timp este irosit în mod inutil prin multitasking.
3. Fructifică timpii morți. Când ai ferestre libere în programul tău ocupă-le cu activități productive. Spre exemplu, dacă faci 30 de minute de acasă până la birou, în mașină poți asculta podcasturi sau audiobook-uri.
4. Spune NU sarcinilor consumatoare de timp și aducătoare de beneficii minime. Spune NU cerințelor oamenilor pe care nu ești obligat să le îndeplinești. Spune NU oricărui factor care te poate distrage, care îți consumă resursele inutil și, în general, care-ți răpește productivitatea. Acest lucru presupune să îți dezvolți abilități de comunicare asertivă.
Managementul timpului – Concluzie
Managementul timpului proprune ideea că cele 24 de ore din zi sunt suficiente pentru a face lucrurile importante, fiind mulțumiți de noi înșine la finalul zilei. Managementul timpului nu aduce mai mult timp într-o zi, ci îl structurează mai bine și ne oferă nouă mai multă eficiență în îndeplinirea task-urilor.
Când știi să îți organizezi bine timpul, prin planificarea și prioritizarea activităților zilnice, dobândești un sentiment al controlului și reușești să îți investești timpul în ceea ce tu decizi că este important pentru viața ta.
O viață frumoasă și împlinită este ghidată de busola noastră interioară, busolă ce desemnează valorile noastre cardinale. Din aceste valori derivă o viziune și scopurile pe care ea se sprijină.
Scopurile noastre sunt alcătuite din obiective specifice care trebuie îndeplinite una câte una în fiecare zi. Folosește matricea important-urgent pentru a delimita ce este esențial de ceea ce nu este și îndreaptă-ți atenția doar spre esențial.
Prioritizează-ți task-urile în agenda personală. Fă această agendă la începutul zilei, iar la sfârșit revizuiește-ți ziua și recompensează-te pentru finalizarea sarcinilor.
Vei face o prioritate din managementul timpului?
Lucian Pușcașu
***Dacă nu ai timp de citit, acest articol poate fi parcus și în format video pe YouTube.***
* Dacă ți-a plăcut acest articol, abonează-te la newsletter pentru a primi săptămânal informații suplimentare prin e-mail. Totodată, nu uită să acorzi un Share acestor randuri pentru a vedea și prietenii tăi ceea ce citești, un Like paginii de Facebook, precum și un Follow pe Instagram, pentru a rămâne în contact cu viitoarele postări de pe blog. În cele din urmă, materialele psihoeducaționale sunt livrate și în format video, prin platforma YouTube. Așadar, te invit să ne vedem și acolo, abonându-te la canal.*
#dezvoltarepersonală #psihologie #psiholog #psihoterapie #psihoterapeut #semped #sănătateemoțională #sănătatemintală #psihoeducație #psihologiepozitivă #dezvoltareprofesională #blogger